Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Overmap est exploité par :

• Société : [ENTITÉ JURIDIQUE OVERMAP]
• Siège social : [ADRESSE]
• Numéro d’immatriculation : [SIREN / RCS]
• Contact relatif à la protection des données : privacy@overmap.fr

Selon l’activité de traitement concernée, Overmap peut agir soit en qualité de responsable de traitement, soit en qualité de sous-traitant pour le compte d’une organisation utilisant le Service.

2. Données traitées par Overmap

Les catégories de données à caractère personnel traitées par Overmap dépendent de la manière dont le Service est utilisé.

Données du compte

Cela peut notamment inclure :

• le nom ;
• le nom d’utilisateur ;
• l’adresse e-mail ;
• la photo de profil ;
• l’identifiant du compte ;
• l’appartenance à une organisation ;
• les rôles et autorisations ;
• les informations relatives à l’authentification.

Données relatives aux organisations et aux événements

Cela peut notamment inclure :

• les informations relatives aux organisations ;
• les informations relatives aux événements ;
• les informations relatives aux équipes et membres d’un événement ;
• les zones et plans ;
• les informations relatives aux exposants ;
• les contacts importés par une organisation ;
• les paramètres et configurations des événements.

Données de localisation

Lorsqu’un événement utilise les fonctionnalités de localisation d’Overmap, le Service peut traiter les données de localisation d’un appareil ou d’un utilisateur.

Cela peut notamment inclure :

• les coordonnées géographiques ;
• la date et l’heure d’une position enregistrée ;
• la précision ;
• l’altitude ;
• la vitesse ;
• l’orientation ;
• les identifiants d’appareils ;
• les identifiants de sessions de suivi ;
• les associations avec des événements ou des zones.

La disponibilité et la précision de ces informations dépendent de l’appareil, des autorisations accordées au niveau du système d’exploitation et de la configuration de l’événement concerné.

Données relatives aux communications

Lorsque les organisations utilisent les fonctionnalités de communication d’Overmap, le Service peut traiter :

• les adresses e-mail ;
• les noms ;
• les préférences de communication ;
• le statut d’abonnement ou de désabonnement ;
• les informations relatives à la délivrabilité des messages ;
• l’appartenance à des campagnes ;
• l’historique des communications.

Données techniques

Nous pouvons traiter certaines informations techniques telles que :

• l’adresse IP ;
• les informations relatives au navigateur et à l’appareil ;
• le système d’exploitation ;
• les horodatages ;
• les journaux applicatifs ;
• les événements de sécurité ;
• les métadonnées relatives aux requêtes.

Données de facturation

Lorsque des services payants sont utilisés, nous pouvons traiter des informations relatives aux abonnements, au statut de facturation, aux factures et aux transactions.

Les informations relatives aux cartes bancaires peuvent être traitées directement par notre prestataire de paiement plutôt que stockées par Overmap.

3. Pourquoi traitons-nous des données personnelles ?

Nous traitons des données personnelles notamment afin de :

• créer et gérer les comptes utilisateurs ;
• authentifier les utilisateurs ;
• gérer les organisations et les autorisations ;
• fournir les fonctionnalités de gestion d’événements ;
• fournir, lorsque cela est applicable, les fonctionnalités de localisation et de cartographie liées aux événements ;
• fournir les outils de communication ;
• fournir une assistance aux utilisateurs ;
• gérer les abonnements et paiements ;
• maintenir et améliorer le Service ;
• surveiller sa fiabilité et ses performances ;
• prévenir les fraudes et les abus ;
• protéger la sécurité d’Overmap et de ses utilisateurs ;
• respecter nos obligations légales.

4. Bases juridiques

Selon les circonstances, les données personnelles peuvent être traitées sur la base d’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants.

Exécution d’un contrat

Le traitement peut être nécessaire pour créer votre compte, fournir le Service et exécuter nos obligations contractuelles.

Intérêt légitime

Nous pouvons traiter certaines données lorsque cela est nécessaire à la poursuite d’intérêts légitimes, notamment pour sécuriser le Service, prévenir les abus, améliorer sa fiabilité et gérer notre relation avec nos clients.

Consentement

Le consentement peut être utilisé comme base juridique lorsque la loi l’exige, notamment pour certains traitements facultatifs spécifiques.

Obligations légales

Certaines informations peuvent être traitées ou conservées lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales, comptables, fiscales ou réglementaires.

5. Données de localisation

Overmap peut fournir des fonctionnalités permettant à un organisateur d’événement de collecter et d’utiliser la localisation de participants ou d’appareils pendant un événement.

Les données de localisation ne sont traitées que lorsque les fonctionnalités concernées sont activées et que l’appareil autorise l’accès à la localisation.

Selon l’événement et le service demandé, les données de localisation peuvent être utilisées afin de :

• afficher la position d’un participant ou d’un appareil ;
• déterminer si un participant est entré dans une zone définie ;
• fournir des fonctionnalités de navigation ou d’autres fonctionnalités basées sur la localisation ;
• afficher l’activité au sein d’un événement ;
• produire des statistiques ou analyses relatives à un événement ;
• permettre à un organisateur de proposer des fonctionnalités demandées par les participants.

Overmap ne vend pas les données de localisation.

Overmap n’autorise pas les organisations à utiliser le Service à des fins de surveillance illégale des personnes.

Des informations complémentaires peuvent être présentées avant l’activation du suivi de localisation pour un événement donné.

6. Rôle des organisateurs d’événements

Les organisations utilisant Overmap déterminent de nombreux aspects liés à la manière dont les données concernant leurs événements sont collectées et utilisées.

Pour ces traitements, l’organisation concernée peut agir en qualité de responsable de traitement, tandis qu’Overmap peut agir en qualité de sous-traitant pour son compte.

Cela peut notamment être le cas lorsqu’une organisation importe des listes de contacts, envoie des communications, gère des participants à un événement ou utilise des informations de localisation via Overmap.

Dans ces situations, les demandes concernant l’utilisation de vos données personnelles par l’organisation doivent généralement être adressées à cette organisation.

Overmap assistera les organisations dans le traitement des demandes valides lorsque cela est nécessaire.

7. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables.

Les durées de conservation peuvent dépendre du type de données, de l’abonnement applicable ainsi que de la configuration de l’organisation ou de l’événement.

En particulier :

• les informations relatives au compte peuvent être conservées pendant toute la durée d’existence du compte ainsi que pendant une période limitée suivant sa fermeture ;
• les informations relatives aux organisations et événements peuvent être conservées tant que le compte client concerné reste actif ;
• l’historique des données de localisation est soumis à une durée de conservation spécifique déterminée en fonction de la finalité de l’événement concerné et de sa configuration ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée adaptée aux besoins de sécurité, de débogage et de prévention de la fraude ;
• les données de facturation et de comptabilité peuvent être conservées pendant la durée exigée par la législation applicable ;
• certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Lorsque cela est possible, les données qui n’ont plus besoin de permettre l’identification d’une personne peuvent être supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

8. Qui peut accéder aux données personnelles ?

Les données personnelles peuvent être accessibles aux personnes autorisées au sein d’Overmap lorsque cela est nécessaire à l’exploitation, la sécurisation et l’assistance du Service.

Selon le Service utilisé, les informations peuvent également être accessibles :

• aux membres autorisés de l’organisation gérant l’événement concerné ;
• aux prestataires impliqués dans l’hébergement, le stockage, l’infrastructure, l’envoi d’e-mails, la cartographie, l’authentification, l’analyse ou le traitement des paiements ;
• aux conseils professionnels lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités publiques lorsque leur communication est imposée par la législation applicable.

Les prestataires de services n’ont accès qu’aux informations raisonnablement nécessaires à la fourniture de leurs services et sont soumis, lorsque cela est requis, à des obligations contractuelles appropriées.

9. Transferts internationaux

Nous cherchons, dans la mesure du raisonnablement possible, à utiliser des prestataires de services et infrastructures situés au sein de l’Espace économique européen.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, nous mettons en œuvre les garanties appropriées requises par la législation applicable en matière de protection des données.

Ces garanties peuvent notamment inclure une décision d’adéquation adoptée par la Commission européenne ou des garanties contractuelles appropriées telles que les clauses contractuelles types.

10. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou tout accès accidentel ou illégal.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

• des contrôles d’accès et une gestion des autorisations ;
• le chiffrement des communications réseau ;
• des mécanismes d’authentification ;
• la surveillance de l’infrastructure et des applications ;
• des mécanismes de limitation de débit et de prévention des abus ;
• des journaux de sécurité ;
• des procédures de sauvegarde et de reprise ;
• un accès administratif restreint.

Aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. Nous réévaluons régulièrement nos mesures de sécurité à mesure que le Service évolue.

11. Cookies et stockage local

Overmap peut utiliser des cookies ou des mécanismes de stockage similaires techniquement nécessaires à la fourniture de fonctionnalités telles que l’authentification, la sécurité, la gestion des sessions et les préférences utilisateur.

Lorsque des cookies ou technologies similaires non essentiels sont utilisés, leur utilisation est soumise aux exigences applicables en matière de consentement.

12. Vos droits

Sous réserve de la législation applicable en matière de protection des données, vous pouvez notamment disposer du droit de :

• accéder à vos données personnelles ;
• rectifier des données personnelles inexactes ;
• demander la suppression de vos données personnelles ;
• demander la limitation de certains traitements ;
• vous opposer à certains traitements ;
• recevoir certaines données dans un format portable ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

En France, l’autorité de contrôle compétente est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse suivante :

privacy@overmap.fr

Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de répondre à certaines demandes.

13. Prise de décision automatisée

Overmap n’utilise actuellement pas de données personnelles afin de prendre, exclusivement sur la base d’un traitement automatisé, des décisions produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative les personnes concernées.

Si cela venait à changer, la présente Politique de confidentialité serait mise à jour et les personnes concernées recevraient les informations requises par la législation applicable.

14. Données relatives aux mineurs

La plateforme d’administration Overmap est destinée à des utilisateurs professionnels et n’est pas destinée à être utilisée par des enfants.

Les événements utilisant Overmap peuvent toutefois accueillir des participants mineurs.

Dans ce cas, l’organisateur de l’événement est responsable de s’assurer que tout traitement concernant ces participants respecte les exigences applicables.

15. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de modifications du Service, de nos activités de traitement ou de la législation applicable.

La date affichée en haut de cette page indique la date de la dernière mise à jour de la Politique.

Lorsque cela est approprié, nous fournirons une information supplémentaire concernant les modifications importantes.

16. Contact

Pour toute question concernant la protection des données personnelles ou leur traitement, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

privacy@overmap.fr